Übersicht

In diesem Modul werden alle Benutzer mit Namen, Kennwort, Zugriffsrechten usw. verwaltet. Ein Aufruf kann natürlich nur von angemeldeten Anwendern erfolgen.
Zur prinzipiellen Handhabung der Datensätze siehe Allgemeine Hinweise zu den Stammdaten.

Kopfdaten

Funktionen

Öffnet die Seite Layout-Einstellungen übernehmen zur Übernahme der Einstellungen eines anderen Benutzers.

Eingabefelder

Nummer	Durch dieses Zahlenfeld (1-99999) wird der Benutzer eindeutig identifiziert.
Anmeldename	Hier wird ein eindeutiger Anmeldename für den Benutzer vergeben. Es können bis zu 30 Stellen eingegeben werden.
Name, Vorname	Dies ist ein Textfeld zur Eingabe des Anwendernamens. Es können bis zu 30 Stellen verwendet werden.
Firma	In diesem 30-stelligen Textfeld kann die Firma oder ein ähnlicher Zusatz hinterlegt werden.
E-Mail-Adresse	Textfeld für die E-Mail-Adresse des Benutzers. Es können bis zu 64 Stellen beschrieben werden. Die E-Mail-Adresse wird für die Benachrichtigung von Workflow-Buchungen verwendet. Von diesem Feld aus kann über das Brief-Symbol bei vorhandenem Eintrag direkt das E-Mail-Programm gestartet werden.
Kennwort	Hier wird das eigentliche Kennwort eingetragen. Es ist alphanumerisch und wird nicht angezeigt. Das Kennwort muss später bei der Anmeldung eingegeben werden.
K.-Bestätigung	Das vergebene Kennwort muss hier nochmals bestätigt werden. Eine Anzeige der Eingabe erfolgt nicht.
Kennwort ändern	Das Setzen dieser Option bewirkt, dass der Benutzer das Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern muss.
Konto ist gesperrt	Hier kann das Benutzerkonto für die Anmeldung gesperrt werden.
Benutzerprofil	Das Benutzerprofil definiert die Berechtigungen des Benutzers.
Personal-Nr.	Über die Personal-Nr. kann eine Verbindung zu einem Mitarbeiterkonto hergestellt werden. Die Vertreterregelung des Workflows ermittelt über die Fehlzeitenbuchungen des Mitarbeiters den Anwesenheitsstatus des Benutzers.
Layout-Gruppe	Das Feld Layout-Gruppe ermöglicht verschiedenen Benutzern den Zugriff auf gemeinsame Einstellungen der Listen-Layouts. Ein Eintrag in diesem Textfeld bewirkt, dass etwaige Änderungen (z.B. die Auswahl, Position und Breite von Ausgabespalten) nicht unter dem aktuellen Benutzer, sondern unter dem Namen der Gruppe abgespeichert werden. Ohne Gruppen-Eintrag bleiben die Einstellungen benutzerspezifisch. Sinnvollerweise sollten innerhalb jeder Gruppe nur wenige Benutzer (evt. sogar nur einer) das Recht erhalten, das Listen-Layout zu verändern (siehe Detailberechtigungen der Benutzerprofile).

Hinweise
Um sicherzustellen, dass immer ein Benutzer Zugang zu den Programmen hat, kann der Benutzer mit der Nummer ´1´ weder gelöscht werden, noch können ihm Zugriffsrechte entzogen werden. Jeder Benutzer hat - unabhängig von den eingetragenen Rechten - die Möglichkeit, sein eigenes Kennwort zu ändern.

Zugriffsgruppen

Hier werden die Zugriffe des Benutzers festgelegt.
Die hier eingetragenen Bereiche von Zugriffsgruppen beziehen sich auf die im Personalstamm, in den Aufträgen und in den Planungseinheiten hinterlegten Zugriffsgruppen.
Hierbei kann jeweils durch Ankreuzen von Ändern festgelegt werden, ob der Zugriff auch für Änderungen gelten soll.

Hinweise
Mit der Änderungsberechtigung kann ein entsprechender Datensatz auch gelöscht werden, außerdem können manuelle Buchungen vorgenommen werden.
Sobald irgendein Eintrag im Zugriffsgruppen-Tableau vorliegt, hat der zugehörige Benutzer auch den vollen Zugriff auf alle Datensätze ohne Eintrag im Feld ´Zugriffsgruppe´. Benutzer ohne Eintrag im Zugriffsgruppen-Tableau haben auf keinen Datensatz Zugriff.

Workflow

Hier werden dem Benutzer übergeordnete Genehmigungsstufen (Workflow-Ebenen) zugeordnet. Damit wird festgelegt, von welchen Stufen seine Buchungen genehmigt werden müssen, bevor sie ausgewertet werden. Es können bis zu fünf Stufen eingegeben werden, wobei jede Stufe mehrere Benutzer enthalten kann. Falls für einen Benutzer solche Workflow-Ebenen eingerichtet wurden, müssen seine Buchungen von jeder Ebene genehmigt werden, und zwar in der Reihenfolge der vorhandenen Stufen; d. h. die Stufe ´3´ kann eine Buchung erst dann genehmigen, wenn die Stufen ´1´ und ´2´ - falls eingerichtet - bereits durchlaufen wurden.
Die Benutzer mit der höchsten Priorität einer Stufe erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und können eine Buchung genehmigen oder ablehnen. Alle anderen Benutzer sind Vertreter des Genehmigers und kommen nur dann zum Zug, wenn alle Benutzer mit höherer Priorität abwesend sind.
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn alle Genehmigungsstufen für seine Buchung durchlaufen wurden oder eine Genehmigungsstufe abgelehnt wurde.

Eingabefelder

Hinweise
Der Workflow muss vom Systemtechniker freigeschaltet und parametrisiert werden. Für die Genehmigungsstufen können globale Bezeichnungen hinterlegt werden.
Bei Fehlzeitenbuchungen kann für jede Fehlzeitenart gesteuert werden, welche Workflow-Ebenen entfallen können - ein ´Gleittag´ durchläuft vielleicht weniger Ebenen als ein ´Urlaub´. Entsprechendes wird für Anwesenheitsbuchungen, Lohnbuchungen und Auswertungsvorgaben vom Systemtechniker global festgelegt. Auftragsbuchungen und Kantinenbuchungen sind grundsätzlich vom Workflow ausgeschlossen.
Der Workflow bezieht sich stets auf den Benutzer, welcher Buchungen vornimmt, nicht etwa auf die Personalnummern, für welche gebucht wird.
Bei Fehlzeitenbuchungen am Terminal wird für den Workflow die im Personalsatz des betreffenden Ausweises hinterlegte Benutzernummer zugrunde gelegt.

In den Einzelbuchungen können jeweils nähere Informationen zum aktuellen Workflow-Status abgerufen werden. Noch nicht genehmigte Buchungen (´Workflow-Buchungen´) werden in blauer Schrift ausgegeben; sie können nicht verändert und nur vom ursprünglichen Benutzer storniert werden, solange sie noch von keiner höheren Genehmigungsstufe bearbeitet wurden. Sie werden auch bei Warnungen vor Überschneidungen usw. nicht berücksichtigt. Abgelehnte Buchungen sind durch die rote Schrift gekennzeichnet.

Das Modul Workflow gibt alle Buchungen aus, die für den aktuellen Benutzer in dieser Hinsicht relevant sind, also solche, welche die niedrigeren Stufen bereits durchlaufen haben und seiner Stufe zur Bearbeitung vorliegen. Auf einfache Weise kann der Benutzer die Genehmigung erteilen oder auch verweigern (mit optionaler Angabe eines Grundes). Zum Nachweis der Genehmigungen bzw. Ablehnungen dienen die Workflow-Protokolle (Einzelsätze, Fehlzeiten und Auswertungsvorgaben).

Stellvertreterregelung
Eine Stellvertreterregelung kann für eine Gruppe von Mitarbeitern eingerichtet werden, die denselben Benutzer im Personalstamm hinterlegt haben. Hierzu genügt es, dass dieser Benutzer in der ersten Workflowstufe hinterlegt wird. Als Mitarbeiter angemeldet können dann alle aus dieser Gruppe ihre Buchungen gegenseitig genehmigen. Der Mitarbeiter, der die Buchung letztlich genehmigt, wird dabei als Stellvertreter vermerkt. Die Genehmigung der eigenen Buchungen ist aber nicht möglich.
Beim Buchen einer Fehlzeit kann auch konkret ein Stellvertreter aus dieser Gruppe ausgewählt werden. In diesem Fall ist dann auch nur dieser Mitarbeiter für die Genehmigung der Buchung berechtigt, und auch nur dieser wird per E-Mail benachrichtigt. Nach der endgültigen Genehmigung einer Fehlzeitenbuchung erhalten der Mitarbeiter und der Stellvertreter eine Bestätigung per E-Mail. Im Workflow-Protokoll werden bei einer Genehmigung durch einen Stellvertreter anstelle des Benutzers die Personalnummer und der Name des Stellvertreters protokolliert.